Verktøy for effektiv arbeidsflyt på iPad/iPhone

Produktivitet

Flere spør meg hvordan jeg bruker iPad i arbeidshverdagen, hvilke verktøy jeg bruker og hva slags arbeidsflyt jeg bruker når jeg jobber på iPad. Kanskje flere lesere på bloggen har glede av dette, så jeg har raskt satt sammen et blogginnlegg for å forsøke å besvare noen av disse spørsmålene. Og har du kommentarer eller forslag til nye verktøy eller forslag til enda bedre bruk av iPad/iPhone, så er jeg lutter øre. Bruk kommentarfeltet.

Jeg er jo en kontorist, så mine arbeidsoppgaver handler om å kommunisere med andre, organisere arbeidsdagen og formidle. Jeg prater, skriver, leser og redigerer dagen lang. I tillegg skriver/blogger jeg for egen blogg og arbeidsgivers nettsted/intranett.

Høsten 1986 satt jeg på college i England og strevde med å finne ut av WordStar og VisiCalc. Samme høst registrerte jeg min første epostadresse via Compuserve. Den monokrome amber skjermen satt på toppen av en svær boks med en Intel 8086 prosesser, to 5,25″ diskettstasjoner og 256kB internminne. Maskinvaren som gjorde dette mulig var stedbundet til undervisningsstedets computerlab som hadde svært begrensede åpningstider. Det var et eventyr, men vi hadde selvfølgelig ingen ide om hva de neste par tiårene skulle bringe av utvikling. iPad var fremdeles bare et glimt i Steve Jobs øye.

Fra 1986 og fram til idag har teknologien gjort kvantesprang, prisene har falt og nytteverdien av disse hjelpemidlene har mangedoblet seg. Når jeg ser på min bruk av IKT verktøy pr august 2011 er det to teknologier som danner ryggraden i systemene jeg benytter meg av. (1) Billige cloud-computing tjenester med fillagring, epost, kalender, bilderedigeringsverktøy, etc som er tilgjengelig over nettet på tvers av plattformer, alltid oppdatert og synkronisert. (2) Mobile enheter som iPhone, iPad, bærebare PCer som har datakraft, funksjonalitet og ikke minst ergonomi som gjør IKT verktøy til noe som ikke er stedbundet. Mobilitet er i ferd med å bli en realitet.

Men så til verktøyene jeg bruker.
Produktivitet
Evernote er i ferd med å bli mitt viktigste arbeidsverktøy. Jeg er snart ikke istand til å klare meg uten dette fantastiske programmet som lar meg holde orden på notater, skrive blogger, lagre bilder, etc. Moleskine notisboka er på vei ut og erstattet med et søkbart, delbart og sikkert elektronisk arkiv. Jeg bruker Evernote til nær sagt alt som skal skrives, huskes, organiseres, etc. og jeg bruker programmet/tjenesten på tvers av plattformer (iPhone, iPad, PC, Web).

Sjekk også ut Evernote Peek i AppStore. Morsom liten app for å lage quiz, puggelister, etc. I bloggserien ‘Prosjekt 367’ har jeg idag laget en nyhetsquiz som også finnes tilgjengelig for Evernotebrukere som en PeekQuiz.

Dropbox er en annen nær uunværlig applikasjon/tjeneste. Alle mine private dokumenter lagres i mapper som synkroniseres med Dropbox. Om jeg sitter på egen PC, hjemmePC, iPhone/iPad eller på en internetcafe i Barcelona, så har jeg tilgang til alle filene mine. Trenger jeg å dele dokumenter med andre, gjør jeg det enkelt fra iPhone. Nå er iCloud kommet, og hvis Apples cloudløsning er like god på alle plattformer som Dropbox er kommer jeg til å bytte plattform.

Jeg bruker også Dropbox til mellomlagring av ikke-sensitive filer som egentlig lagres på arbeidsgivers servere, men som jeg trenger mobil tilgang til. Arbeidsgivers servere befinner seg (naturlig nok) bak brannmurer og ikke alltid like tilgjengelige. Ved å sende filer pr epost til min Dropbox epostadresse ligger dokumentet trygt og tilgjengelig i min Dropbox mappe.

Her burde jeg skyte inn at arbeidsgiver benytter Windows Remote Desktop services (RDS) til å distribuere systemer over VPN tilkoblinger. Ved hjelp av iPad applikasjonen Jump får jeg full tilgang til arbeidsgivers systemer. Veldig nyttig, men iPads tastatur og brukergrensesnitt er jo ikke akkurat tilpasset denne bruken. RDS på iPaden brukes derfor mest til å lese og evt. få tilgang til dokumenter jeg ikke ellers har tilgang til.

Kontoristoppgaver
Jeg nevnte at jeg er kontorist med de arbeidsoppgaver det innbærer. Som byråkrat er det unektelig mange dokumenter som skal leses, kommenteres og redigeres. Dokumentene kommer i forskjellige formater, men dersom jeg bare skal kommentere eller om dokumentene er kun til min orientering, så foretrekker jeg PDF-formatet. Som lese/kommentarverktøy bruker jeg GoodReader. Her kan jeg annotere tekst, tegne og forklare. Dokumentene, med mine kommentarer sendes pr epost videre til kollegaer. GoodReader kan også oppsummere mine kommentarer i selve eposten med sidehenvisninger til kommentarene i dokumentet. Veldig praktisk når dokumentet er langt. GoodReader er selvfølgelig integrert med Dropbox slik at jeg kan hente/lagre dokumenter direkte til min Dropbox.

Ikke alle dokumenter kommer i PDF format. Ofte kommer de i MS Office format. Da bruker jeg OfficeToPDF for å konvertere dokumenter til PDF. Den funksjonaliteten finnes i også Apples Pages for dem som bruker det.

Jeg har tidligere sverget ved DocumentsToGo til kontorstøtteformål. Men jeg har konvertert til Apples egen trio med kontorstøtteapps – Pages (tekstbehandling), Numbers (regneark) og Keynote (presentasjoner). I forhold til konkurrentene virker de for dyre og jeg tviholdt lenge på DocumentsToGo. Men jeg har gitt etter. Pages, Numbers og Keynote er så godt skrudd sammen at det er nesten umulig å klare seg uten. Enkle presentasjoner lages enklere i Keynote for iPad enn i PowerPoint for Windows og med iPhone som fjernkontroll blir det å holde presentasjoner en drøm. iCloud-integrasjon virker lovende.

Blogging
Når jeg blogger, så bruker jeg oftest Evernote til å notere, kladde og samle ideer. Blogginnlegg modnes ofte over tid og Evernote er alltid tilgjengelig på alle plattformene jeg jobber. Når innleggene er klare gjør jeg siste redigering, legger på hyperlenker og laster opp bilder i WordPress. Her organiserer jeg blogginnleggene i kategorier, bestemmer publiseringstidspunkt og modererer kommentarer. Nedsiden til Evernote er litt sviktende redigeringsmuligheter og litt svak formateringsstøtte på tvers av plattformer. Dette er blitt bedre ved siste oppdateringer, men appen har enda litt å gå på.

Jeg holder meg overraskende godt (synes jeg selv) oppdatert på andre blogger. Det er takket være GoogleReader som sender meg nye innlegg løpende fra bloggene jeg følger. En enkel RSS-leser som virkelig lever opp til intensjonen med RSS -‘Really Simple Syndication’.

Bildebehandling
Alle familiens bildealbum lagres på fototjenesten flickr.com. Her kan jeg organisere, publisere og dele bilder, og tjenesten er tilgjengelig på web, iPhone, iPad, etc. I motsetning til f.eks. på Facebook, beholder jeg eierskap til bildene i Flickr og kan dele bildene med andre ihht Creative Commons lisensene. F.eks. da intranettredaktøren på jobb ønsket et bilde fra en konferanse jeg deltok på, laste jeg den opp til Flickr og hun hentet det derfra. Bildet var da tilgjengelig i flere størrelser, med riktig lisensinformasjon og annen relevant informasjon jeg hadde gitt det. Flickr er også et sosialt nettverk av fotografer der man kan knytte relasjoner til andre Flickr medlemmer.

Etter mitt skjønn er flickr.com den beste fototjenesten på nettet. Mitt brukernavn på flickr.com er Geir Olav Lisle – ta gjerne kontakt hvis du også er der.

Jeg redigerer som regel bilder i Picasa eller Picnik på web. Men til mitt (altfor ambisiøse) bloggprosjekt #367 har jeg behov for å redigere bilder på iPad/iPhone. Da bruker jeg PS Express. I tillegg tukler jeg litt med Instagram, ColorSplash og Photostudio for å illustrere dette prosjektet. Det er ikke akkurat revolusjonerende bilder, men ønsker du å ta en titt, så finner du alle bildene, med lenker til blogginnleggene, her.

Dette er altså noen av verktøyene jeg bruker på iPad og iPhone. Når alt kommer til alt, så er dette bare verktøy. Det viktige, og det virkelige interessant, er hva man bruker disse verktøyene til. Hva slags innhold produserer man og hva leser man. Det får bli et annet blogginnlegg. Får denne gang håper dette har vært nyttig lesing. Jeg vil gjerne høre fra dere som leser dette med tips om andre gode verktøy og effektiv arbeidsflyt på tvers av plattformer.

-go

Illustrasjon av DailyPic. Gjengitt under CC 2,0 lisens

9 comments

  1. Takk for et veldig interessant innlegg, Geir Olav. Ser ut som jeg har en del å lære.

  2. Flott oversikt!

    Vil anbefalle ‘iAnnotate PDF’ – et genialt verktøy for å bearbeide pdf’er. Alt som markeres, kommenteres, eller understrekes blir lagt til et sammendrag ved evt. videresending pr. e-post.

    ‘Instapaper’ er også gull verdt når man ikke rekker å lese alle de gode artiklene/bloggene man har funnet frem.

    Savner fremdeles en god RSS-app / nyhetsapp som kan presentere nyheter litt penere enn hva man er vandt med fra pc/mac. Noen tips?

    mvh
    Nicolai

  3. Herlig innlegg. Alt tiltredes. Og slenger meg på bonanzaen med:

    «PlainText»: ren og pen teksteditor med dropboxsync, for de tekstene som enda ikke trenger mer formatering. Nydelig, nydelig. Fin på iPhone, fantastisk på iPad.

    «ReaditLater» (som nylig fikk erstatte Instapaper hos meg) for lagring av artikler som skal leses senere, eller bare huskes på. Særlig ting som dukker opp i twitterfeeden sendes rett hit, men også ting som snubles over i browser’n.

    Og rosinen i pølsa (@Nicolai)
    «Reeder», verdens vakreste og mest funksjonelle app knyttet mot GoogleReader til alle de feedene du bare må holde orden på.

    Bonus: «Flipboard» (gir helt ny verdi til twitterfeeden).

    Takk for deling!

  4. Tom Angelsen

    I min bransje har jeg stor nytte av OliveTree BibleReader og Accordance for iOS. OliveTree er et gammelt bekjentskap fra mine mange gode år som Palm OS bruker. Alle moduler kjøpt langt tilbake i tid ble enkelt og greit overført til iOS. Fra velinformert hold sies det at den nye norske bibeloversettelsen som kommer 19. oktober også vil komme til BibleReader. Gleder meg.

    Accordance for iOS er en nykommer. Ser ikke så pen og velpolert ut som BibleReader, men har sin forse på søk og bruk av akademiske bibelteologiske og språk moduler fra Accordance for Mac.

    For begge bibelprogram: programmet er gratis + en del public domain tekster (moduler). Nyere bibeloversettelser, e-bøker og referanseverktøy koster fra noen dollar/kr til nesten blakk om man ikke stopper mens leken er god.

    Spennende artikkel, Geir Olav. Artig å se hvordan andre bruker iPad. Og… jeg tror som deg at iCloud ikke klarer å utkonkurere DropBox, ihvertfall ikke i min arbeidsflyt.

  5. Roar Pedersen

    Hei GO
    Interessant artikkel som jeg leste på en utekafe i Barcelona i går…
    Jeg lurer på om du ser noen fordeler ved å bruke DocumentToGo fremfor Documents i Gmail/Google? Dokumentene man lager i Google er jo også alltid tilstede der hvor du vil ha dem, og kan editeres både på iPhone og iPad. Jeg bruke G-Whizz til dette, men kanskje det finnes bedre Googleapps?
    Jeg har Evernote på mine devices, men skjönner jeg må bruke det mer. (Moleskine finnes forresten som app også)
    En app jeg har hatt stor glede av er Wunderlist. Noen av de appene du nevner har nok de samme funksjonene, men Wunderlist er så vidunderlig enkelt for å lage lister over ToDos og alt mulig annet -og er enkelt å dele med hvemsomhelst, som små prosjektrom. verdt å pröve.
    Jeg er blitt helt avhengig av Keeper for alle mine passord og innlogginger, og Momento for evt «hemmelige» notater.

    Jeg leser mye PDFs, uten at jeg trenger å redigere eller kommentere – kanskje bare utheve ting. Kan noen anbefale hvilket program jeg best kan bruke for å samle/arkivere og organisere PDFs, også med mine uthevinger/understrekinger? Det er avgjörende at man da kan sette navn på PDFen selv, hvilket man ikke kan i iBooks – noe som gjör det ganske uoversiktlig etterhvert når filnavnene består av uforståelige bokstav- og tallkombinasjoner.

    • Hei R,
      Takk for kommentar. Her var det mye nytt for meg også. Google documents er helt strålende. Grunnen til at jeg bruker DocumentsToGo er at jeg var allerede godt installert på Dropbox før jeg var på iPad/Iphone. Jeg fortsetter med Dropbox og gjør en ny vurdering når iCloud er på plass.

      Wunderlist er jeg gjort oppmerksom på av ‘GettingThingsDone’-guruen Morten Røvik på Twitter. Virker veldig bra, men har ikke prøvd det ennå. Jeg bruker Evernote til det formålet.

      Keeper skal jeg begynne å bruke.

      Når det gjelder PDF program, så er både GoodReader og iAnnotatePDF gode. De har funksjonaliteten du etterspør (tror jeg). At iBooks ikke kan ‘rename’ filer er veldig lite hjelpsomt.

      -go
      (beklager seint svar – kommentaren din hadde endt opp i Trash-boksen i WordPress av en eller annen grunn)

  6. Heidi Karethe

    Evernote har gjort skolestart mye enklere for meg 🙂 Takk for tips!

  7. Tilbaketråkk: Ab imo pectore » Topp ti i august

  8. Kanonbra oversikt – komplimenterer min egen oversikt svært godt:
    http://hanspetter.info/2011/10/de-beste-apps-til-business-ipad/

    Vennlig hilsen, Hans-Petter

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggers like this: