Styrets rolle i økonomistyring i humanitære stiftelser

Hårek kommer til kort i økonomistyring

Styret i stiftelsen Adventist Development and Relief Agency (ADRA Norge) har besluttet å modernisere sitt arbeid med økonomistyring og bedt administrasjonen foreslå tiltak for hvordan styrets medlemmer enklere og mer effektivt kan styre organisasjonens økonomi. 

Styret har gjennom de siste 3-4 årene vært opptatt av å profesjonalisere sitt arbeid. Fra før har styret utarbeidet styreinstruks med retningslinjer for styrets behandling av saker, årsplan for styrets arbeid, habilitetsregler, etc. Styret gjennomfører årlig evaluering av sitt eget arbeid. Den store utfordringen for et styre i en organisasjon som ADRA Norge er at styret ikke klarer å opprettholde et tilstrekklig strategisk – dvs. helhetlig, langsiktig og tydelige veivalg – fokus.

Men nå er det altså oppfølgingen av økonomien som styret ønsker å styrke. Stiftelseslovens §30 sier at ‘styret skal sørge for at stiftelsens formål ivaretas, og at utdelinger foretas i samsvar med vedtektene. Styret skal påse at regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll.’ God økonomistyring handler altså om å sikre at ressurser brukes i samsvar med formålet og at ressursutnyttelsen er effektiv. 

Utgangspunktet for styrets initiativ er et ønske om å utvikle nøkkeltall for hjelp til styring av organisasjonens økonomi. Men for at styret skal ivaret sitt ansvar under stiftelseloven må det ha en helhetlig tilnærming til økonomistyring. Her følger mine foreløpige tanker om hva styrer i organisasjoner som ADRA Norge bør ha fokus på:

  • Kompetent økonomifunksjon og fokus på internkontroll
    Økonomistyringen blir aldri bedre enn kompetansen til dem som gjennomfører økonomiplanlegging, rapportering og kontroll. At humanitære stiftelser opererer ofte med partnere i land som ikke har samme tradisjon og krav til økonomistyring som her i Norge og økonomifunksjonen gjør dette fokuset enda viktigere.
  • Kompetanse om strategisk økonomistyring i styret
    Hele styret må ikke være økonomer, men et styre må ha styremedlemmer som evner å lese moderne ‘aktivitetsregnskap’, forstår finansierings- og kostnadsstrukturer i bransjen og evner å kommunisere økonomiske realiteter i forståelige termer.
  • Resultatmåling og benchmarking
    Ikke direkte økonomifunksjoner, men avgjørende for effektiv økonomistyring. Det er umulig for et styre å si noe om hvorvidt en bruker ressurser effektivt hvis man ikke vet noe om hvilke resultater som oppnås og hvilke resultater bransjen forøvrig oppnår. Dette er vanskelig og man har generelt kommet kort i å etablere kostnadseffektive og objektive metoder for å måle produktivitet og effektivitet i bransjen.
  • Risikostyring
    Et proaktiv holdning til risiki er avgjørende for  effektiv økonomistyring. Dette innebærer økonomiske risiki, men også risiko for at  stiftelsens formåle ikke oppnås gjennom dens aktiviteter.
  • De viktigste økonomiske størrelsene i en ‘not-for-profit’ virksomhet (her kommer nøkkeltallene våre!)
    Man kan sikkert diskutere disse, men jeg velger meg ut noen aktuelle økonomiske nøkkeltall:

    • Likviditet og arbeidskapital; hvor stor ubunden likviditetsreserve (evt. AK reserve) skal en ha?
    • Inntektsmix; hvilken mix av inntektskilder er optimal for virksomheten?
    • Kostnadsstruktur; f.eks. hva er optimale forhold mellom faste og variable kostnader, etc. ?
    • Innsamlingsprosent, adm.kostnader, formålsprosent; definert gjennom God regnskapsskikk for ideelle organisasjoner
    • Omsetningstid for donerte midler; hvor lang tid tar det fra donasjoner mottas til de er kommet formålet til gode?
       . . . .det finnes flere, men disse vil gi viktig styringsinformasjon.

Dette er ingen uttømmende liste, men noen innledende tanker til en spennende prosess vi skal ha i styret for ADRA Norge. Det viktigste er at styret evner å styre – dvs ta nødvendige beslutninger på grunnlag av tilgjengelig kunnskap.

Vi som er engasjert i ADRA Norge tror på åpenhet og deling av kunnskap. Vi deltar aktivt på bransjens arenaer for kunnskapsdeling og kompetansheving. Om du ønsker info eller dokumenter om hvordan vi jobber med f.eks. styrearbeid, så ta gjerne kontakt med meg på bloggen, epost eller på Twitter.

-go

3 comments

  1. flutnace

    Dette ser helt fint ut. At styret er opptatt av dette, er kanskje den viktigste suksessfaktor. Min erfaring er at den mest kritiske faktoren er likviditetstyringen (som du er inne på). Har vi penger til å betale lønn, telefon, kontor, strøm osv. ved forfall?

    Det må være et godt og solid administrativt fundament for at det humanitære arbeidet skal kunne gjøres effektivt. Dette betyr god økonomi- og prosjektstyring. Dermed bir kompetansen i administrasjonen samt hvilken oppfølging revisor (og andre kontrollfunksjoner) gjør her, helt avgjørende. Mange feil kan gjøres uten at et styre oppdager det i tide.

    Men, som sagt, det du skriver tyder på at ADRA Norge tar dette alvorlig. Lykke til videre med dette i styret.

  2. Erling

    For det første visste jeg ikke at ADRA var en stiftelse. Trodde det var en frivillig organisasjon ??

    Jeg opplever dine tanker som gode, men en smule introverte. Etter min oppfatning er det viktigste for humanitære stiftelser åpenhet, transparens (transparency) og forklarlighet (accountability). Det siste gjelder både overfor givere og opinion, men kanskje mest overfor de som mottar assistanse. Lykke til med viktig prosess i ADRA !

  3. Knut O.

    Velformulerte og viktige refleksjoner. Ideelle stiftelser krever også slik forståelse og styring.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggers like this: